Все участники оборота алкогольной продукции должны проводить инвентаризацию в ЕГАИС. Она нужна для контроля соответствия фактических остатков с данными в системе.
Законодательные основания
Оборот алкогольной продукции регламентирует Федеральный закон № 171-ФЗ от 22.11.1995. Он же устанавливает требование о содержании остатков в ЕГАИС в актуальном состоянии.
Закон не обязывает проводить инвентаризацию, но требует контролировать остатки алкоголя на складах — сверять их с данными в ЕГАИС. Законодательством не обозначены сроки и даты проведения инвентаризации спиртных напитков. Ее периодичность вы устанавливаете самостоятельно.
Помощь в выравнивании остатков
Поможем выровнять остатки или списать в ноль. Работаем с ЕГАИС с 2012 года. Позвоните по номеру +7-(812)-309-91-60 или оставьте заявку в форме — мы перезвоним в течение 5 минут.
Нажимая кнопку «Отправить», вы даете согласие на обработку персональных данных.
Особенности учета в ЕГАИС в ритейле
Учет спиртных напитков в ЕГАИС ведется исходя из определенного пути – от производства до конечного потребителя. Люба передача права собственности должна обязательно фиксироваться в системе с помощью документов — накладных, актов возврата, списания и прочих.
Учет спиртных напитков в общепите и рознице отличается. В ресторане или баре вскрытие тары крепкого алкоголя отражается в ЕГАИС сканированием акцизной марки. Вывод из оборота идет либо продажей целой тары (например, бутылки вина), либо порционно — на каждую проданную порцию печатают отдельный чек клиенту, и данные о списании отправляются в ЕГАИС.
Выбытие из оборота разливного пива в ЕГАИС происходит после вскрытия кега или бутылки актом списания на реализацию.
Розница же фиксирует фактически проданный алкоголь при пробитии чеков покупателям. И магазины, и предприятия общепита могут делать возвраты поставщикам по разным причинам, или же терять продукцию из-за боя, кражи и подобных причин.
Если не проводить регулярную инвентаризацию алкоголя, у вас могут скапливаться необработанные накладные, акты — и возникнут расхождения между фактическими остатками на торговой точке, и остатками в ЕГАИС.
Как поддерживать актуальность данных в ЕГАИС
При инвентаризации не будут выявлены расхождения, если правильно и своевременно фиксировать операции. А именно:
- приемку;
- списания;
- продажи;
- перемещения между торговыми точками;
- возвраты.
Но даже при самом внимательном учете иногда возникают расхождения. Инвентаризация позволяет вовремя их обнаружить и исправить.
А чтобы минимизировать ошибки и максимально упростить ведение учета в ЕГАИС, необходимо использовать товароучетные программы, в которых инвентаризация и прочие учетные операции проводятся в несколько кликов.
Как подготовиться к инвентаризации алкоголя
Прежде всего, требуется приостановить все учетные операции с алкоголем — постановку на учет, продажи и списания. Также закройте кассовую смену.
Проверьте работоспособность сканеров штрих-кода или ТСД.
Как провести инвентаризацию алкоголя пошагово
В зависимости от вашей учетной программы, для проведения инвентаризации создается соответствующий документ, в котором и будут выводиться остатки из ЕГАИС и фактические остатки по каждой точке.
- Проверьте, что все отложенные чеки, акты по приемке, перемещению либо списанию продукции проведены, а поступившие товары правильно разнесены по регистрам. В итоге не должно остаться документов, которые не приняты или отменены в ЕГАИС;
- Запросите остатки из ЕГАИС в товароучетной программе или через УТМ. Если вы реализуете маркированный алкоголь, также запросите марки .
- Пересчитайте все фактические остатки алкоголя на складах и в торговом зале магазина или учреждения общепита. Фактические остатки крепкого алкоголя собираются путем сканирования специальной марки на каждой единице тары. Пиво и слабоалкогольные напитки в учетной системе можно указать количественно, пересчитав всю закрытую тару (кеги, бутылки, банки).
- Внесите фактические данные в учетную программу. Проанализируйте результаты инвентаризации — при наличии недостачи и излишков они отобразятся по каждой позиции.
Если в наличии оказалось больше алкогольной продукции, чем числится на балансе, ее нужно оприходовать в системе.
И наоборот: при недостаче выполняют списание. Например, если бутылки с алкоголем разбились, их украли или неверно оприходовали при приемке. Все это следствие расхождений в остатках.
Как автоматизировать инвентаризацию алкоголя
Чтобы автоматизировать инвентаризацию в ЕГАИС, вам понадобится оборудование и программа. Из оборудования достаточно использовать любой 2D-сканер штрих-кодов. При большом ассортименте хорошее решение – терминал сбора данных (такой как АТОЛ Smart.Lite) и специализированное мобильное приложение для ТСД.
Устройство комплектуется встроенным сканирующим модулем, который считывает марки, коды DataMatrix и другие средства идентификации. Мобильное ПО обрабатывает данные и отправляет в учетную программу, интегрированную с ЕГАИС.
Лучшие учетные программы для инвентаризации в ЕГАИС
Мы описали общий порядок проведения инвентаризации, но подробные инструкции зависят от той системы учета, которую вы используете. Вот список наиболее подходящих решений, которые автоматизируют работу вашего магазина или заведения общественного питания.
Продукты 1С: Розница, Управление торговлей, Общепит и другие
Позволяют обмениваться накладными и актами с ЕГАИС, проводить инвентаризацию, автоматическую синхронизацию остатков, оформление актов постановки на баланс и списания, выявление расхождений при приемке алкоголя. Подходит для бизнеса любого масштаба.
Saby (СБИС)
Для алкогольных магазинов подойдет СБИС Розница, общепиту лучше использовать СБИС Престо.
Позволяет автоматизировать учет движения алкоголя, быстро выявлять расхождения, вести инвентаризацию, оформлять акты списания и прочие документы ЕГАИС.
Контур.Маркет
Облачная система для учета товаров и взаимодействия с ЕГАИС, подходит для небольших магазинов и общепита.
Поддерживает приемку накладных, инвентаризацию, ведение остатков в реальном времени, работу с кассовым оборудованием и выгрузку отчетности по алкоголю.
DocsInBox
Веб-сервис автоматизации складского и товарного учета для общепита.
Среди опций — импорт и обработка накладных, работа с алкогольной продукцией, формирование алкогольных деклараций, контроль остатков, инвентаризация и обмен с 1С.
r_keeper
Популярное программное обеспечение для автоматизации ресторанного бизнеса.
Поддерживает интеграцию с ЕГАИС для учета и контроля алкогольной продукции, проведение инвентаризации, автоматическое формирование отчетов и документов.
В заключении
Инвентаризация крепкого алкоголя и пива в ЕГАИС, это обязательный этап, который помогает обнаружить недостачи и излишки, чтобы далее привести к соответствию фактические остатки с данными в системе.
Автоматизация помогает вам вести полный учет товаров вне зависимости от количества торговых точек.
Рекомендованные нами программы упрощают не только инвентаризацию, но и все процессы работы с ЕГАИС, Меркурием и маркировкой. Если же вам нужна помощь, можете воспользоваться нашей услугой списания остатков.
