Как оформить машиночитаемую доверенность в ЕГАИС

МЧД для ЕГАИС позволит вам делегировать ответственным сотрудникам взаимодействие с ФСРАР, Честный Знак и другими гос. системами. Это особенно актуально, если у вас несколько заведений общепита или розничных магазинов, торгующих алкогольной продукцией. 

В этой статье вы получите пошаговую инструкцию, как самостоятельно создать машиночитаемую доверенность на сайте ФНС, выдать правильные полномочия и связать ее с Росалкогольрегулированием через УТМ. 

Что такое МЧД и как она поможет руководителю

МЧД — это машиночитаемая доверенность. С помощью этого электронного документа руководитель организации или ИП делегирует определенные полномочия своим доверенным сотрудникам. Электронная доверенность представляет собой XML-файл, формат которого устанавливается законодательно. 

МЧД особенно удобна при работе с ЕГАИС, если у владельца несколько торговых точек или у него нет времени постоянно подписывать документы собственной электронной подписью. 

До 31 августа 2023 года сотруднику для работы с электронным документооборотом требовалось выпускать электронную подпись (ЭП), в которой содержались данные той организации, где он имел право подписывать документы. Эти ЭЦП на сотрудников выпускали удостоверяющие центры. 

С 1 сентября 2023 г. УЦ больше не выпускают сертификаты юрлиц на сотрудников. Теперь при взаимодействии с ЕГАИС действует связка: 

сертификат ЭП физлица + МЧД владельца юрлица или ИП на доверенное физлицо. 

Перед выпуском МЧД для одного или нескольких сотрудников, каждый сотрудник уже должен иметь собственный сертификат подписи, в котором указываются только личные данные гражданина. Он не привязан к какой-либо организации. 

Инструкция по оформлению МЧД для ЕГАИС

Чтобы получить МЧД для работы вашего сотрудника в ЕГАИС, следуйте нашей пошаговой инструкции. Опишем каждый шаг подробно. 

Получение сотрудником УКЭП

Для подписания электронных документов сотруднику потребуется оформить личный сертификат УКЭП( усиленной квалифицированной электронной подписи). Им можно подписывать документы для любого гос. ведомства или контролирующего органа, в том числе и Росалкогольрегулирования. 

Личные сертификаты УКЭП гражданин может оформить в коммерческих аккредитованных удостоверяющих центрах. Для этого ему потребуется:

1. Подготовить паспорт, СНИЛС, ИНН;
2. Выбрать USB-носитель (токен) для записи сертификата (можно приобрести его в УЦ);
3. Обратиться с документами в любой удобный офис УЦ.

Важно! Если вы торгуете пивом и пивными напитками, вам и вашим сотрудникам лучше выбирать USB-носители, которые поддерживают работу как с ФСРАР, так и маркировкой Честный Знак. В 2024 году это следующие токены:

Создание МЧД на сайте ФНС

Машиночитаемую доверенность создает ИП или руководитель юрлица (доверитель) либо на портале распределенного реестра ФНС, либо через включенных в реестр налоговой операторов ЭДО.  

Перейдите на сайт распределенного реестра ФНС и выберите Создать Доверенность.

Выберите опцию Единая форма доверенности (МЧД версии 003) и перейдите к вводу сведений. 

Сведения о доверенности

Выберите любой внутренний номер и установите срок действия (максимальный срок составляет 3 года, по умолчанию — 1 год с момента выпуска)

Сведения о доверителе и представителе

Доверителем выступает ИП или руководитель юридического лица. Заполните все требуемые данные. В случае оформления доверенности от юрлица добавьте ЕИО — данные руководителя организации. 

В поле Представитель выберите Физическое лицо и внесите данные сотрудника, кому вы доверяете работу с учетной документацией по ЕГАИС. 

Сведения о передаваемых полномочиях

Самый важный пункт при оформлении доверенности МЧД. В поле Состав полномочий выберите опцию Выбрать из классификатора. 

Вводите в поле — Росалко, и появится полномочие RAR_00000001 — Подписывать документы, направляемые в Росалкогольрегулирование. 

Полный справочник полномочий МЧД универсального формата версии 003.

Если вы торгуете маркированным пивом в кегах или прочей таре, ваш сотрудник должен подписывать документы для отправки в Честный Знак. Поэтому рекомендуется включить в МЧД нужные вам полномочия из “ГИС Маркировка товаров”. Они имеют префикс МТ:

• MT_00000001,
• MT_00000002,
• MT_00000003, — для розницы и общепита достаточно этого полномочия
• MT_00000004,
• MT_00000005,
• MT_00000006,
• MT_00000007,
• MT_00000008.

После того как доверенность подготовлена, проверьте все сведения и нажмите Сформировать XML.

На ваш компьютер скачается файл в формате XML. 

Подписание XML-доверенности электронной подписью руководителя

Скачанный файл нужно подписать вашей УКЭП руководителя или подписью уполномоченного вами лица. 

Подписать файл МЧД вы можете в любом удобном вам ПО для подписания документов: 

• КриптоАРМ
• КриптоПро CSP версии 5
• Saby Crypto и многие другие сервисы 

В результате у вас появится файл отсоединенной подписи директора с тем же названием, что файл МЧД и расширением .sig, .p7s, .sgn.

Проверка машиночитаемой доверенности на сайте ФНС

Перед тем, как передать данные сформированной доверенности в ФСРАР, необходимо провести проверку созданной МЧД.

Для этого снова зайдите на сайт https://m4d.nalog.gov.ru/emchd и выберите Загрузить в Реестр. 

Загрузите оба сформированных файла в соответствующие поля. 

После успешной загрузки вы увидите уведомление.

Вы также можете проверить машиночитаемую доверенность, перейдя в раздел — Посмотреть доверенность. 

Теперь можно переходить к передаче данных о доверенности МЧД в ФСРАР. Сделать это нужно через универсальный транспортный модуль ЕГАИС.

Загрузка МЧД в УТМ

Чтобы загрузить доверенность в УТМ, обязательно проверьте вашу текущую версию транспортного модуля. 

Работу с электронными доверенностями поддерживает только УТМ версии 4.2.0_2562 или позднее. При необходимости, проведите обновление. 

Шаг 1. Войдите в сервис транспортного модуля ЕГАИС по адресу localhost:8080 и выберите — Генерация ключа доступа к ЕГАИС. Выберите роль доступа — Физическое лицо с машиночитаемой доверенностью и загрузите XML-файл и файл подписи, созданные на предыдущих этапах: 

Шаг 2. Выбор места осуществления деятельности. 

Здесь вам нужно выбрать ту торговую точку, по которой доверенное лицо будет проводить приемки и списания алкоголя в системе ЕГАИС. 

Шаг 3. Формирование RSA-ключа для уполномоченного сотрудника

Проверьте все данные и полномочия еще раз, затем согласитесь с условиями и нажмите Сгенерировать сертификат. 

У вас появится сообщение Ключ доступа к ЕГАИС успешно записан на ключевой носитель. 

Вы можете проверить сформированный сертификат RSA:

Шаг 4. Перезапуск модуля УТМ ЕГАИС

В панели задач нажмите на иконку транспортного модуля и выберите опцию Перезапустить. После перезапуска информация о сформированном RSA-ключе доступа по МЧД обновится: 

Какие полномочия дает МЧД для работы в ЕГАИС

Полномочие RAR_00000001 — Подписывать документы, направляемые в Росалкогольрегулирование, дает доверенному работнику совершать те же операции, которые ранее требовали подписания вашей собственной УКЭП. 

Поскольку речь идет о торговле крепким алкоголем, пивом и слабоалкогольными напитками в рознице или предприятиях общественного питания, список таких полномочий при работы с ЕГАИС включает: 

• Запросы сведений об организациях и производимой алкогольной продукции
• Запросы остатков и переносы остатков продукции между разными КПП
• Приемка товарно-транспортных накладных (ТТН)
• Отправка Актов о приемке, постановке на баланс и списании
• Отправка данных чеков и сведений ФСМ и акцизных марок
• Отправка отчетности (в том числе алкогольных деклараций) в ФСРАР

Поскольку сведения о розничной реализации пива, сидра, медовухи и пуаре передаются в “Честный Знак”, рекомендуем включать в МЧД полномочие — MT_00000003 — Совершать все и любые действия в Информационной системе мониторинга товаров, в том числе по регистрации товаров в ней, заказу кодов маркировки и средств идентификации, списанию кодов маркировки, перемаркировке без вывода товара из оборота.

Данное полномочие дает ответственному сотруднику отправлять в систему маркировки сведения о приемке маркированного пива и пивных напитков, постановке кега на кран, возвратах или выводе продукции из оборота (порционном учете или путем сканирования кодов маркировки на кассе). 

Резюме

Оформление машиночитаемой доверенности не представляет особых сложностей, если действовать по нашей инструкции.

Обязательно перепроверьте корректность данных доверителя, доверенного лица, сведений об организации или ИП на сайте ФНС перед формированием RSA ключа в УТМ.

Учитывайте, что МЧД имеет ограниченный срок действия, и его нужно продлять.

Вы можете отменить выданную доверенность так же в распределительном реестре ФНС, и отключить ее в УТМ модуле.

Если вы торгуете пивом и слабоалкогольной продукцией, которая теперь маркируется в Честном Знаке, не забудьте добавить в МЧД полномочия для работы с системой маркировки.